E-mail je moderní nástroj, který pohřbil faxy a telefonáty odsunul na druhou kolej. Přestože se netváří tak formálně jako třeba dopis, i on má svou etiketu. Ať už si vyměňujete maily s klienty, obchodními partnery nebo třeba vaším (budoucím) zaměstnavatelem, dbejte na to, co a jak se má.
1. Nádech, výdech, zapnout mozek
Je to jako s každým textem. Nejprve si v klidu rozmyslete, co vlastně chcete sdělit. Adresátův čas je cenný a plkání bez pointy nemá v obchodní a profesionální e-mailové komunikaci místo. To nejzásadnější proto napište hned na začátek a postupně přidávejte nezbytné podrobnosti.
TIP: E-mail nepište (a hlavně neodesílejte!) v rozčilení, spěchu ani pod vlivem alkoholu.
2. Předmět bez zbytečných přemetů
E-mail bez jasného předmětu je jako ochutnávka z bonboniéry. Můžete sáhnout po oblíbené pralince s oříškovou náplní, ale stejně tak vás může nemile překvapit přeslazený marcipán. Každopádně předem nevíte, do čeho jdete. Předmět proto nepřeskakujte a přizpůsobte ho hlavnímu sdělení, o kterém už máte v této chvíli jasno.
TIP: Podobně jako při tvorbě nadpisu článku se i k předmětu můžete vrátit zpětně. Riskujete ale, že na něj zapomenete. Většina e-mailových klientů vás ale naštěstí před odesláním zprávy bez předmětu včas upozorní.
3. Oslovení, abyste nebyli za osla
Že máme zdravit, nás učili už rodiče. A platí to i v e-mailové komunikaci. Každý e-mail proto začínejte pozdravem a oslovením adresáta. Nezapomeňte přitom na čárky (Dobrý den, pane Nováku, …) a správné skloňování příjmení – vyhněte se chybnému tvaru v prvním pádu (pane Novák).
TIP: Nejste si jistí, jak oslovit pana Kozla nebo paní Benke? Se skloňováním příjmení vám pomůže šikovný online nástroj: https://sklonuj.cz/sklonovani-prijmeni
Při oslovení si dejte záležet i na správnosti jména. Na zkomolené tvary vlastního příjmení je citlivý téměř každý.
4. Dostaňte se k jádru pudla
Teď přichází čas na samotné tělo e-mailu. Pište stručně a jděte rovnou k věci. Pokud toho máte na srdci víc, čleňte text do krátkých odstavců a používejte odrážky nebo tučné zvýraznění důležitých pasáží. Složitější témata ale raději řešte telefonicky, online hovorem nebo osobně.
Pokud chcete, aby vám příjemce e-mailu odpověděl, nezapomeňte svou otázku explicitně napsat nebo připojit jinou výzvu k akci. Poděkujte za adresátův čas a předem i za odpověď.
5. Nezůstávejte inkognito
Tak jako na začátek patří pozdrav a oslovení, na konci e-mailu nesmí chybět podpis. Připojte i název a logo firmy, stejně jako pozici, kterou v ní zastáváte. Adresát tak bude vědět, s kým má tu čest.
Uveďte také telefonní kontakt pro neodkladné záležitosti. Podnikatelé, volnonožci či kreativci pak mohou přidat i odkaz na LinkedIn profil nebo portfolio.
TIP: V nastavení e-mailové schránky si zapněte automatický podpis. Vypadá to profesionálně.
6. Ta správná porce příloh
Odborníci na výživu e-mailu radí, abyste to s přílohami nepřeháněli. Nemělo by jich být více než pár, tedy opravdu dvě, maximálně tři.
Pokud posíláte soubory o velikosti několika desítek megabajtů, upozorněte na to v textu e-mailu. V počítači či telefonu adresáta totiž zaberou hodně místa, jejich stahování trvá déle a mohou ukousnout velké sousto z předplacených mobilních dat.
V takovém případě raději posílejte odkaz na cloudové úložiště (One drive, Google disk), kde si může adresát uložené soubory prohlédnout bez nutnosti stahování. A pokud si je potřebuje stáhnout, doporučujeme Úschovnu nebo Leteckou poštu.
7. Tichá pošta
Pokud jste si s dotyčným vyměnili už několik e-mailů na dané téma, snažte se udržet jedno vlákno. Místo nového e-mailu raději zmáčkněte tlačítko Odpovědět u toho předchozího. Obě strany se tak lépe zorientují, co spolu řešily v minulosti a na co kdo reaguje.
Pozor si dávejte na možnost Odpovědět všem. Někdy je žádoucí, jindy naopak – podobně jako kopie versus skrytá kopie. Zatímco adresáty v kopii všichni uvidí, v té skryté zůstanou utajeni. Této fázi odesílání e-mailu proto věnujte zvýšenou pozornost.
8. Závěrečná kontrola
Blížíme se do finále. Text je napsaný, přílohy přiložené, předmět jasně hlásá, co se v e-mailů skrývá. K dokonalosti chybí už jen ujištění, že je všechno opravdu v pořádku.
Zkontrolujte správný tvar e-mailové adresy a pro jistotu ještě jednou i jméno v oslovení. Mezi časté trapasy patří také tvrzení „přikládám přílohu“, přestože e-mail vyráží do světa s prázdnými kapsami.
9. Zázraky na počkání
O správném načasování rozesílky e-mailů se mezi odborníky vedou spory. Pozornost většiny z nich se ale ubírá spíš k prodejním newsletterům. Pro obchodně-osobní e-maily jednotná pravidla ohledně času odeslání neplatí.
Obecně se ale za slušnost považuje odpovědět během následujících dvou pracovní dní. Rozhodně tak nečekejte okamžitou reakci, na kterou jsme zvyklí ze sociálních sítí.
Bonusové copybaří tipy:
• Nepoužívejte CAPSLOCK ani větší množství interpunkce za sebou (například tři vykřičníky) – na většinu čtenářů působí podobně jako zvýšený hlas v telefonu – hrubě, vulgárně a nátlakově.
• Vyhněte se ironii – adekvátní tón a intonaci do e-mailu stejně nedostanete. Zbytečně tak riskujete nedorozumění.
• Se smajlíky šetřete – pokud adresáta dobře znáte, usměvavý obličej připojte do pozdravu či rozloučení. Profesionální komunikace se bez nich ale obejde.
• Usnadněte si práci šablonami – e-maily podobného typu nemusíte psát stále dokola. Pohrajte si s nastavením e-mailové schránky a podobně jako podpis si nastavte i vzorové e-maily nebo jejich části.
• V případě delší nepřítomnosti si zapněte automatickou odpověď s informací, kdy se k vyřízení e-mailu dostanete.
A proč to vlastně řešit? E-mail je vaší vizitkou. Je důležitým prezentačním pilířem – podobně jako webové stránky, profily na sociálních sítích nebo reklamní leták. Pokud byste podobu vašich e-mailů rádi vyladili do detailu a chybí vám chytlavý claim na rozloučenou, originální odpověď v nepřítomnosti nebo reprezentativní texty na přiloženém webu, neváhejte se na nás obrátit.